【経営者】アマゾンの「沈黙の会議」に学ぶ、最強の”会議術”とは?【無言が理想】

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アマゾンの「沈黙の会議」に学ぶ、最強の”会議術”とは?

アメリカ・ワシントン州のシアトル市内。
とあるオフィスでのこと。

会議室の席に着き、黙々と資料を読み続ける数名の社員たち。
5分が経ち、10分が経ち、20分が経とうとしている。

「彼らは一体なにをしているんだ?」

とあなたは疑問を投げかけるかもしれません。

すると、スキンヘッドの男は鋭い口調で

「会議中だ、邪魔しないでくれ。」

と言うでしょう。

資料を読み終えた社員たちは、顔を上げる。
しかし彼らは一言二言交わしただけで、解散してしまった。

唖然とするあなたを見て、スキンヘッドの男は高笑いする。

「理想的な会議だっただろう?」

と言って、去っていきました。


👆アマゾンの会議をイメージして書いてみました。

これは創業者ジェフ・ベゾスが、徹底して会議の効果を高めるために行っているアマゾンの会議スタイルです。

アマゾンの会議では、開始5分~20分間は、配られた資料を読み込む時間にあてられます。
資料は箇条書きなどなく、すべて文章で書かれています。

資料を読み終わったら、会議スタート。
しかしそこにはパワーポイントによるプレゼンテーションも無し。

資料の中で疑問点があれば、それを質問するというスタイル。

「資料1ページ目、質問は?」

「・・・」

無言であればOKということ。
次のページへ移ります。
こうして1ページごとに質問がないか確認し、質問があれば提案者が回答。

最後まで質問がなければ、会議は無言で終わります。
しかしそれは資料が完璧であったことを意味するため、賞賛に値します。

「沈黙の会議」は、アマゾンにおける理想の会議なのです。

会議における5つのポイント

以下では、日々の会議の質向上に役立つ情報を紹介していきます。

アマゾンの会議において重要なポイントを5つまとめてみました。

①会議における目的を明確にする
②開始5分~20分間は全員で資料を読む
③パワポによるプレゼン禁止
④資料は箇条書き禁止
⑤必要ないことは話さない

それぞれの理由と意味を考えてみましょう。

①会議における目的を明確にする

会議において目的が明確になっていないと、会議後、「で、結局何をすればよいのか?」「何が決まったのか?」という曖昧さが残ってしまうでしょう。

日本によくある、集まって話し合っただけで「会議した感」を味わうムダな会議ですね。

目的が明確になっていれば、目的が達成した時点で会議を切り上げ、各自すぐに行動に移ることができます。

まずは会議の目的を設定しましょう。
例を挙げると、👇

・新規プロジェクトのアイデアを出すための会議
・複数のアイデアから1つを決めるための会議
・問題に対する解決策を考えるための会議

などなど、目的を設定し、全員で共有してから開始しましょう。

②開始5分~20分間は全員で資料を読む

情報や意見を共有するのであれば、文章で書かれた資料を読むだけで十分です。
時間短縮にもなります。

全体を言葉で説明するのはムダです。
冒頭で書いたように、資料の内容で疑問があるところだけ質問するという形式をとったほうが効率的なのは明らかでしょう。

③パワポによるプレゼン禁止

パワーポイントによるプレゼンテーションは、パワーポイントの出来や話者の技量によって受ける印象が大きく変わります。

たとえ内容が拙くても、内容以外の部分によって感心させられてしまうというのは、危険なことです。

あくまで肝心なのは内容
文章で書いた資料の内容がすべてです。

さらに、豪華なアニメーション付きのパワーポイントを作成するのに必要な時間も削減することができます。

「たった1回のプレゼンの説明資料作りにどれだけ時間がかかるんだ・・・」と思ったことがある方も多いと思います。

④資料は箇条書き禁止

箇条書きは見やすくて一見効果的な方法に思えます。

しかし、箇条書きというのはエッセンスのみを抜き出したもの。
その行間は話者の説明によって埋められるはずです。

これでは会議資料を後から読み返したとき、内容がよくわからなくなります
そもそも口で説明する内容を資料に書いておけば時間の短縮になりますよね。
手でメモを記入するなんてのもムダな時間と労力です。

また、文章で資料を作成する他の理由は、「クリティカルシンキングを養うためには、散文形式が最適だ」とベゾスが考えているからです。

⑤必要ないことは話さない

会議は設定した目的を達するためのものです。

資料が完璧であり、質問ゼロで会議が終了し、それで会議の目的が達成されたのであれば、それ以上の会話は必要ないでしょう。

「会議だからなにか言わないと」といった思い込みからくる不要な発言は、全員の時間を奪うことにつながります。
意見がないのであれば、何も言わなくていいのです。
当然、参加者全員が主体的に考え、全力で会議に臨んでいるという前提ですが。

ここでもやはり「会議した感」に甘んじないという姿勢が大切ですね。

まとめ

いかがでしょうか。

アマゾンの会議スタイルから学べる点は多いと思います。
経営者側としては、会議の質を向上させて実績につながるようにしていきたいですね。

それでは。


【参考書籍】

佐藤将之『1日のタスクが1時間で片づく アマゾンのスピード仕事術
成毛 眞 『amazon 世界最先端の戦略がわかる
ブラッド・ストーン『ジェフ・ベゾス 果てなき野望

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